Polityka prywatności i cookies BelleNote

Administratorem danych dotyczących konta Użytkownika, rozliczeń, bezpieczeństwa serwisu, kontaktu z BelleNote, własnej analityki i marketingu jest BelleNote Kamila Kierznikiewicz.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy przez formularz w zakładce Kontakt albo — dla zalogowanych Użytkowników — przez Centrum Pomocy.

BelleNote może występować w dwóch różnych rolach:

• •jako administrator — gdy decyduje o celach przetwarzania danych konta Salonu, płatności, bezpieczeństwa, wsparcia, rozliczeń, publicznej strony BelleNote oraz własnej analityki
• •jako podmiot przetwarzający — gdy przechowuje i obsługuje w imieniu Salonu dane jego Klientów, Leadów, wizyt, dokumentacji, zgód, wiadomości, zdjęć i innych treści

W zakresie danych Klientów i Leadów to Salon co do zasady jest administratorem i odpowiada za podstawę prawną, obowiązek informacyjny, zakres danych i obsługę praw osoby. Zasady powierzenia powinny zostać uregulowane w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych.

Możemy przetwarzać między innymi:

• •imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i dane logowania
• •nazwę firmy, nazwę Salonu, NIP, REGON, adres, dane właściciela i dane publicznej wizytówki
• •logo, opis, adres strony internetowej, publiczny slug i ustawienia rezerwacji
• •dane planu, statusu Subskrypcji, płatności, karencji, wykorzystania limitów SMS i przestrzeni plikowej
• •dane do faktury, historię rozliczeń i identyfikatory transakcji
• •ustawienia panelu, automatyzacji, usług, oddziałów, godzin pracy i programu lojalnościowego
• •treść zgłoszeń do Centrum Pomocy i historię korespondencji
• •dane techniczne logowania, sesji, bezpieczeństwa i działań w systemie

Salon może wprowadzać lub pozyskiwać w BelleNote dane swoich Klientów, w szczególności:

• •imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i data urodzenia
• •avatar, tagi, notatki i preferencje dotyczące obsługi
• •historia wizyt, usług, cen, statusów wizyt, anulowań i nieobecności
• •dane rezerwacji online, zgłoszone uwagi i informacje o płatności
• •zgody marketingowe, listy oczekujących i ustawienia komunikacji
• •historia wiadomości SMS, kampanii, automatyzacji, nagród i rabatów
• •dokumenty, formularze, zdjęcia, ankiety, odpowiedzi, podpisy i pliki

W zależności od rodzaju działalności Salon może zapisywać w dokumentacji informacje o zdrowiu, przeciwwskazaniach, alergiach, przebytych zabiegach, lekach lub inne dane szczególnej kategorii.

BelleNote nie określa zakresu takich danych i przetwarza je wyłącznie na polecenie Salonu. Salon powinien ograniczać ich zakres do niezbędnego minimum, zapewnić właściwą podstawę prawną oraz spełnić obowiązki wymagane dla danych o zdrowiu.

W module Leady mogą być przetwarzane:

• •imię, nazwisko, telefon, e-mail, źródło pozyskania i data pozyskania
• •status leada, sposób kontaktu, data ostatniego i następnego kontaktu
• •tagi, notatki, historia aktywności i powiązanie z kartoteką Klienta
• •treść i harmonogram sekwencji, status wysyłek oraz błędy dostarczenia
• •aktualny stan zgody e-mailowej lub telefonicznej
• •historia udzielenia, wycofania i ponownego udzielenia zgody
• •źródło zgody, data, treść klauzuli, jej wersja i techniczny dowód
• •informacja o wypisaniu przez indywidualny link w wiadomości

Lead może zostać dodany ręcznie albo pobrany z zewnętrznego formularza. Dane są dostępne wyłącznie w koncie właściwego Salonu.

Po dobrowolnym połączeniu przez Salon konta Meta BelleNote może przetwarzać dane wymagane do działania integracji:

• •identyfikator użytkownika Meta oraz nazwę wyświetlaną
• •identyfikator i nazwę portfolio biznesowego, jeżeli są udostępnione
• •zaszyfrowane tokeny użytkownika i strony, zakres uprawnień oraz daty ich ważności
• •identyfikator i nazwę strony Facebook oraz powiązanego konta profesjonalnego Instagram
• •identyfikator, nazwę, status i strukturę formularza błyskawicznego
• •identyfikator zgłoszenia leadowego Meta i czas jego utworzenia
• •odpowiedzi formularza, w tym dane kontaktowe, pytania niestandardowe i checkboxy
• •identyfikator i nazwę kampanii, zestawu reklam, reklamy oraz formularza
• •informację o platformie Facebook, Instagram albo brak możliwości jej ustalenia
• •surowe dane techniczne webhooka i odpowiedzi API potrzebne do diagnostyki
• •status przetwarzania zdarzenia, liczbę prób i komunikaty błędów

Tokeny dostępowe powinny być przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej. BelleNote wykorzystuje je do pobierania danych, odświeżania listy stron i formularzy, obsługi webhooków oraz weryfikowania stanu połączenia.

Szczegóły dotyczące odłączenia integracji są dostępne na stronie Usuwanie danych Meta.

Przy leadzie z Meta możemy zapisać kopię nazw i identyfikatorów kampanii, zestawu reklam, reklamy, formularza i strony z chwili pozyskania leada. Snapshot pozostaje w historii nawet wtedy, gdy Salon później zmieni nazwę kampanii w Meta.

Dane te służą pokazaniu źródła leada, organizacji pracy Salonu, ocenie skuteczności źródeł oraz diagnostyce integracji. Nie wykorzystujemy treści dokumentacji zabiegowej ani danych o zdrowiu do atrybucji reklamowej.

• •identyfikatory wizyty, Klienta, Salonu i usług
• •termin, czas trwania, status, notatkę i historię zmian
• •token potwierdzenia, zmiany lub anulowania wizyty oraz czas jego użycia
• •rodzaj płatności, kwotę, walutę, status, termin i datę zapłaty
• •identyfikatory sesji płatniczej, płatności, obciążenia i konta połączonego
• •informacje o zadatku, zaliczce, rabacie, zwrocie lub oznaczeniu płatności ręcznej

BelleNote nie przechowuje pełnego numeru karty płatniczej. Dane karty są obsługiwane przez operatora płatności.

• •nazwy i typy plików, ich rozmiar, wymiary, klucz w pamięci masowej i adres techniczny
• •zdjęcia galerii, avatary, dokumentacja Klienta i biblioteka mediów
• •szablony formularzy, ich struktura, odpowiedzi i źródło
• •pliki PDF, podpisy, data podpisania i dane potrzebne do wygenerowania dokumentu
• •informacja o wykorzystanej przestrzeni i dacie oznaczenia pliku do usunięcia

• •numer telefonu lub adres e-mail odbiorcy
• •treść wiadomości oraz dane użyte do uzupełnienia zmiennych szablonu
• •data planowanej próby, wysłania, dostarczenia, błędu lub anulowania
• •identyfikator wiadomości u operatora oraz klucz zapobiegający podwójnej wysyłce
• •informacja o liczbie segmentów SMS i sposobie rozliczenia limitu
• •indywidualny token i link wypisania z marketingu e-mailowego
• •token urządzenia do powiadomień push, platforma, nazwa urządzenia, wersja aplikacji i systemu
• •log powodzenia lub błędu wysyłki powiadomienia

Formularz publiczny może przetwarzać imię, nazwisko, telefon, e-mail, treść wiadomości, datę wysłania oraz status obsługi. Centrum Pomocy może przechowywać temat, kategorię, wiadomości, dane konta, nadawcę, status i daty odczytania.

Dane służą obsłudze zapytania, wsparciu technicznemu, wyjaśnianiu płatności, zapewnieniu bezpieczeństwa i ochronie przed roszczeniami.

• •założenie, uwierzytelnienie i obsługa konta
• •świadczenie funkcji BelleNote zgodnie z Subskrypcją
• •prowadzenie kalendarza, bazy Klientów, Leadów i dokumentacji
• •obsługa rezerwacji, płatności, faktur i rozliczeń
• •wysyłka wiadomości i wykonywanie Automatyzacji
• •integracja z Meta i pobieranie leadów z formularzy
• •prowadzenie historii zgód oraz realizacja wypisania
• •zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie nadużyć i diagnostyka
• •obsługa zgłoszeń, reklamacji i komunikacji z Użytkownikiem
• •rozwój, analityka i poprawa działania publicznej strony oraz platformy
• •marketing BelleNote, jeżeli Użytkownik wyraził wymaganą zgodę
• •wykonanie obowiązków prawnych i ochrona roszczeń

• •wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem
• •obowiązek prawny, w szczególności podatkowy, księgowy i dotyczący rozliczeń
• •prawnie uzasadniony interes, np. bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, obsługa roszczeń i podstawowa analityka techniczna
• •zgoda — w szczególności dla nieobowiązkowych cookies, analityki marketingowej lub komunikacji marketingowej
• •w przypadku danych Klientów i Leadów przetwarzanych w imieniu Salonu — udokumentowane polecenie Salonu wynikające z umowy powierzenia

BelleNote wykorzystuje cookies i podobne technologie niezbędne do logowania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień i prawidłowego działania platformy.

Na publicznych stronach BelleNote mogą działać także narzędzia analityczne i marketingowe, w szczególności Google Analytics 4, Meta Pixel oraz zdarzenia przekazywane przez Meta Conversions API. W panelu Salonu zakres analityki powinien być ograniczony do zdarzeń niezbędnych do poprawy produktu i bezpieczeństwa.

Narzędzia te mogą przetwarzać informacje o odwiedzanej stronie, zdarzeniach, urządzeniu, przeglądarce, przybliżonej lokalizacji, identyfikatorach cookies oraz parametrach kampanii. Zakres zależy od konfiguracji i udzielonych zgód. Nie należy przekazywać do narzędzi analitycznych treści dokumentacji Klientów, danych o zdrowiu ani treści prywatnych wiadomości.

Cookies analityczne i marketingowe wymagają uprzedniej zgody, jeżeli przepisy nie przewidują wyjątku. Użytkownik powinien móc je odrzucić oraz później zmienić decyzję bez utraty dostępu do podstawowych funkcji serwisu.

Pamięć przeglądarki może być wykorzystywana pomocniczo do działania interfejsu, przechowania niepoufnych preferencji albo stanu formularza. Hasła, klucze tajne, tokeny Meta i pełne dane płatnicze nie powinny być przechowywane w localStorage ani sessionStorage.

Dane mogą być przekazywane podmiotom niezbędnym do świadczenia BelleNote, w szczególności dostawcom:

• •hostingu aplikacji, bazy danych, kopii zapasowych i przechowywania plików
• •płatności internetowych i rozliczeń połączonych kont
• •fakturowania i obsługi księgowej
• •wysyłki SMS, e-mail oraz powiadomień push
• •analityki internetowej, diagnostyki i monitorowania błędów
• •Meta i Google — w zakresie wybranych integracji, analityki lub marketingu
• •pomocy technicznej, bezpieczeństwa, doradztwa prawnego i dochodzenia roszczeń

Dostawcy otrzymują wyłącznie zakres danych niezbędny do realizacji ich usług i działają na podstawie odpowiednich umów lub własnych podstaw prawnych.

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są odpowiednie mechanizmy prawne, zależnie od dostawcy i kraju, np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia przewidziane prawem.

• •bezpośrednio od Użytkownika, Klienta lub osoby kontaktującej się z BelleNote
• •od Salonu, który wprowadza dane swoich Klientów i Leadów
• •z publicznego formularza rezerwacji lub kontaktu
• •z połączonych usług, w tym Meta Lead Ads
• •od operatorów płatności, SMS, e-mail, push i innych dostawców technicznych
• •automatycznie z urządzenia, przeglądarki, cookies, logów i zdarzeń bezpieczeństwa

• •dane konta i funkcji — przez okres aktywnego korzystania oraz czas potrzebny na zamknięcie i rozliczenie usługi
• •dane rozliczeniowe i faktury — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
• •dane Klientów i Leadów — zgodnie z decyzją Salonu, umową powierzenia i obowiązkami Salonu
• •zgody i ich historia — przez czas potrzebny do wykazania legalności komunikacji oraz ochrony roszczeń
• •logi bezpieczeństwa, webhooków i wysyłek — przez czas potrzebny do diagnostyki, zapobiegania nadużyciom i ochrony roszczeń
• •tokeny integracji — do chwili odłączenia, wygaśnięcia, cofnięcia dostępu albo usunięcia połączenia
• •pliki oznaczone do usunięcia — do czasu technicznego usunięcia z pamięci i kopii zgodnie z cyklem retencji
• •dane kontaktowe i zgłoszenia — przez czas obsługi sprawy i właściwy okres przedawnienia roszczeń

• •prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii
• •prawo sprostowania danych
• •prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki
• •prawo ograniczenia przetwarzania
• •prawo przenoszenia danych
• •prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• •prawo cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania
• •prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W sprawach danych Klienta lub Leada przetwarzanych w koncie konkretnego Salonu osoba powinna w pierwszej kolejności skontaktować się z tym Salonem. BelleNote wspiera Salon w realizacji jego obowiązków jako podmiot przetwarzający.

Odbiorca marketingowej sekwencji e-mail może skorzystać z linku „Wypisz się”. BelleNote zapisuje datę i źródło wycofania zgody, zmienia aktualny status zgody oraz blokuje dalsze marketingowe sekwencje e-mail danego Salonu.

Wycofanie zgody w jednym Salonie nie wpływa automatycznie na relację tej samej osoby z innym Salonem ani na wiadomości związane z realizacją wizyty.

BelleNote może automatycznie segmentować rekordy według tagów, statusów, historii wizyt, źródła lub ustawień Salonu oraz na tej podstawie uruchamiać przypomnienia i sekwencje. Działania te służą organizacji pracy i komunikacji Salonu.

BelleNote nie podejmuje samodzielnie wobec Klientów i Leadów decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Salon decyduje o konfiguracji i wykorzystaniu automatyzacji.

• •szyfrowane połączenie HTTPS
• •kontrola dostępu i rozdzielenie danych poszczególnych Salonów
• •haszowanie haseł oraz ograniczenie dostępu do sekretów środowiskowych
• •szyfrowanie tokenów integracji, w tym tokenów Meta
• •mechanizmy zapobiegania podwójnym wysyłkom i duplikatom webhooków
• •logowanie zdarzeń bezpieczeństwa i diagnostyki
• •kopie zapasowe, limity przechowywania i procedury usuwania danych
• •regularne aktualizacje techniczne i ograniczanie zakresu uprawnień

Żaden system nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka. W razie naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wymagane prawem.

Szczegółowa instrukcja odłączenia konta Meta, cofnięcia uprawnień i złożenia żądania usunięcia danych jest dostępna pod adresem /usuwanie-danych-meta.

Polityka może być aktualizowana z uwagi na rozwój funkcji, integracji, zmianę dostawców, prawa albo sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą aktualizacji.